Como a maioria das pessoas, meus dias são preenchidos com tarefas urgentes, mas muitas vezes triviais.Unsplash Quando Bonnie Ware, uma enfermeira de cuidados paliativos que cuida de pacientes terminais nas últimas semanas de suas vidas, perguntou quais eram os maiores arrependimentos das pessoas, 5 respostas surgiram repetidamente:
- Eu gostaria de ter a coragem de viver uma vida fiel a mim mesmo, não a vida que os outros esperavam de mim
- Eu gostaria de não ter trabalhado tão duro
- Eu gostaria de ter tido a coragem de expressar meus sentimentos
- Eu gostaria de ter mantido contato com meus amigos
- Eu queria ter me permitido ser mais feliz
Eu penso muito nessa lista enquanto estou trabalhando.
Como a maioria das pessoas, meus dias são preenchidos com tarefas urgentes, mas muitas vezes triviais. Emails. Encontros. Catchups. Chamadas.
É como pagar um cartão de crédito com juros altos. Estou trabalhando até os ossos, mas mal conseguindo prejudicar o princípio . Quando penso no que realizei de importante em uma determinada semana, às vezes nem mesmo uma coisa me vem à mente. Como é que isso acontece?
Em uma palestra em Stanford, Phil Libin, CEO da Evernote, abordou essa questão exata, discutindo como distinguir entre o que é urgente e o que é importante em sua vida:
Tarefas urgentes são tarefas que devem ser tratadas imediatamente.
São coisas como ligações, tarefas com prazos iminentes e situações em que você precisa responder rapidamente. Responder a um e-mail, quando for necessário, costuma ser uma tarefa urgente.
Tarefas importantes são tarefas que contribuem para missões e objetivos de longo prazo.
São coisas como aquele livro que você quer escrever, a apresentação que você gostaria de fazer para uma promoção e a empresa que você planeja abrir.
O problema é que tarefas importantes geralmente são superadas por tarefas urgentes. Então, se você tem um tempo limitado em seu dia, como você pode ter certeza de reservar um tempo para tarefas importantes?
Usando uma matriz de decisão para decidir o que é importante
Uma maneira de descobrir o que é mais importante é usar o Matriz de decisão de Eisenhower : 
Sempre que você faz isso, você está fazendo uma troca entre importante e urgente.Jamesclear.com/Crew.co
Desenvolvido por Dwight Eisenhower, um general cinco estrelas do Exército dos Estados Unidos, o Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial, Presidente da Universidade de Columbia, ah, e um Presidente dos EUA com dois mandatos, esta caixa simples divide tarefas em categorias simples:
No canto superior esquerdo ( Importante e urgente ), você pode colocar coisas como crises, prazos e problemas.
O canto superior direito ( Importante e não urgente ) pode consistir em coisas como relacionamentos, planejamento de projetos de longo prazo e recreação.
O canto inferior esquerdo ( Não é importante e urgente ) pode consistir em interrupções, reuniões e atividades.
O canto inferior direito ( Não é importante e não é urgente ) pode consistir em perdas de tempo, atividades agradáveis e outras tarefas triviais.
É muito fácil eliminar as coisas não importantes e não urgentes. Isso é meio óbvio. Você quer passar o mínimo de tempo possível lá.
Coisas importantes e urgentes também são, obviamente, as primeiras coisas com as quais você deve lidar.
Mas e quanto a priorizar entre os outros dois quadrantes? É aí que as coisas ficam difíceis.
A maioria das pessoas costuma fazer as tarefas urgentes primeiro - o problema é que se você está sempre fazendo tarefas urgentes, não consegue realizar tarefas importantes .
Sempre surgem tarefas urgentes. E sempre haverá tarefas mais urgentes do que você tem tempo para realizar, não importa o quanto tente.
Você já se pegou dizendo, [X] é muito importante, mas não tenho tempo para isso agora?
Sempre que você faz isso, você está fazendo uma troca entre importante e urgente. Lao Tzu diz: O tempo é uma coisa criada. Dizer ‘não tenho tempo’ é como dizer ‘não quero’.
Ou, como disse Picasso: Apenas deixe para amanhã o que você está disposto a morrer tendo deixado de fazer.
Como tornar tarefas importantes urgentes
A maneira mais fácil de garantir uma tarefa importante e urgente é dar um prazo .
Os prazos são, na verdade, o que torna as tarefas urgentes urgentes: O fato de você ter que lidar com eles imediatamente. Muitas vezes, a falta de prazos também é o que torna tarefas importantes tão sem importância. Eles são geralmente o tipo de coisa que você pode chegar eventualmente.
Por exemplo, você tem que pagar o aluguel até o final do mês. Esse é um prazo. À medida que esse prazo se aproxima, a tarefa torna-se cada vez mais urgente.
Por outro lado, seu objetivo de entrar em forma é importante, mas não é urgente. Você ter chegar à academia até o final do mês? Provavelmente não.
Portanto, a primeira coisa que você deve fazer se quiser garantir que tarefas importantes sejam realizadas é definir prazos. Uma tarefa importante é quase sempre um enorme conjunto de tarefas (muitas vezes são mais como projetos) e, para definir um prazo, primeiro você precisa dividi-lo em tarefas menores e definir prazos para elas.
Minha abordagem favorita para isso vem de Fazendo as Coisas , em que David Allen pergunta:
Qual é a próxima ação física que você precisa realizar para progredir nesta tarefa?
É isso que você precisa para definir um prazo.
Agora, é aqui que entra a parte crucial, porque não é suficiente apenas definir um prazo.
Por que você precisa de prazos sérios
A segunda qualidade das tarefas urgentes que as torna urgentes é que seus prazos não são negociáveis.
Se você não cumprir o prazo, haverá sérias repercussões.
É óbvio por que esse é o caso de algo como não pagar aluguel. Primeiro, o senhorio vai ligar para você e gritar com você. Se você é sensível à pressão social, isso provavelmente será o suficiente para fazer com que você pague o aluguel em dia. Caso contrário, eventualmente você será levado ao tribunal e despejado, o que é sério o suficiente para a maioria das pessoas.
O problema de apenas definir prazos para tarefas importantes é que eles não se tornam automaticamente sérios. Se digo que tenho que ir para a academia antes do final da semana, basicamente não há repercussão por não cumprir esse prazo.
Então, como você torna os prazos mais significativos? Aqui estão algumas maneiras:
1. Torne-o público
Uma maneira de tornar um prazo mais sério é declará-lo publicamente. Quando você é publicamente responsável por um prazo, então não pode se enganar. O outro lado da moeda é que, se você definir uma data publicamente, é melhor ter certeza de que pode realmente acertá-la. Não há nada como o estresse de ter que cumprir um prazo que você definiu de forma muito agressiva para si mesmo.
2. Crie recompensas e punições
Outra forma de tornar um prazo mais sério é definir uma recompensa por acertá-lo ou uma punição por não cumpri-lo. Coloque este conjunto de recompensas e punições no lugar com antecedência e certifique-se de que você não é a pessoa responsável por realmente executá-lo. Por exemplo, preencha um cheque de $ 2.000 para alguma organização política que você odeia, dê-o a seu amigo e diga a ele para enviá-lo se você não cumprir o prazo.
3. Mantenha os outros responsáveis
Quando se trata de responsabilizar outras pessoas (como membros de sua equipe) pelos prazos, é importante fazer as pessoas perceberem como os prazos são importantes para você. Você não pode tolerar prazos perdidos. E isso significa realmente verificar e ter conversas desconfortáveis quando os prazos são perdidos. Se você não fizer isso, as pessoas entenderão que os prazos não são tão importantes para você e começarão a ser adiados ou perdidos cada vez com mais frequência.
4. Defina lembretes constantes para si mesmo
É muito fácil ignorar um prazo, a menos que você tenha um lembrete constante. Tarefas urgentes costumam ter lembretes embutidos, como seu amigo ou cônjuge que fica insistindo para que você faça algo. Para tarefas importantes, você mesmo deve configurar esses lembretes. Coloque adesivos em sua mesa. Defina eventos de calendário ou cronômetros. Coloque uma placa no espelho do banheiro. Faça o que for preciso.
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Isso parece muito trabalhoso? Bem, pode ser no início. Mas com o tempo fica mais fácil e você vai descobrir que se sente muito menos estressado.
Você sempre terá tarefas urgentes suficientes para preencher um dia inteiro, uma semana, um ano ou até mesmo uma vida inteira. Mas você realmente deveria gastar a maior parte de sua energia em realizar coisas importantes, para não se arrepender de coisas para as quais nunca encontrou tempo para fazer.
Jory MacKay é um editor @CrewLabs , onde esta postagem apareceu originalmente . Quer aprender a se tornar a melhor versão de você? Clique aqui para se juntar aos milhares de criadores e empreendedores que recebem nosso e-mail semanal sobre como aumentar sua criatividade e produtividade.
